Informativa privacy di Verbale

Ultimo aggiornamento: 20 luglio 2026

Verbale ("il Servizio") è una piattaforma che assiste alle riunioni online su Google Meet, le registra, ne produce la trascrizione e un'analisi automatica per i propri utenti. Questa informativa descrive quali dati trattiamo e come.

Titolare del trattamento

Factos Srl, con sede a Pistoia (Italia), P.IVA 02122860477, che opera il Servizio con il marchio Verbale. Contatto per qualsiasi richiesta relativa ai dati personali: info@liberatori.eu.

Dati che trattiamo

• Google Calendar, sola lettura (calendar.readonly): con il tuo consenso esplicito leggiamo i tuoi eventi di calendario al solo scopo di individuare le riunioni con un link Google Meet e farvi entrare l'assistente di Verbale all'orario previsto. Leggiamo titolo, orario, partecipanti e link Meet dell'evento. Non modifichiamo, creiamo o cancelliamo mai eventi del tuo calendario.
• Impostazioni delle riunioni Meet (meetings.space.settings): usato unicamente per consentire all'assistente di entrare in riunione senza dover essere ammesso a mano. L'assistente partecipa come utente esterno e Google obbliga chi non è autenticato a chiedere il permesso di ingresso: se nessuno lo ammette entro pochi minuti, la riunione si svolge senza verbale. Con questo permesso Verbale imposta la singola riunione in programma su accesso libero pochi minuti prima dell'orario di inizio e ripristina il livello di accesso precedente al termine della chiamata. Il permesso non viene usato su riunioni diverse da quelle che hai scelto di far registrare, non serve a leggere né a modificare altro, e la funzione è disattivabile dalle impostazioni del tuo account Verbale.
• Indirizzo email Google (openid, email): usato solo per mostrarti quale account Google hai collegato e per associare il collegamento al tuo profilo.
• Contenuti delle riunioni: audio registrato, trascrizione, identificazione dei parlanti e analisi testuale generata, per le sole riunioni a cui l'utente fa partecipare l'assistente.
• Dati di account Verbale: nome, email di accesso e credenziali, queste ultime memorizzate in forma cifrata e non leggibili da noi.

Registrazione delle riunioni e consenso dei partecipanti

L'assistente di Verbale registra e trascrive le riunioni a cui partecipa. La sua presenza è sempre visibile nell'elenco dei partecipanti con un nome che dichiara la registrazione (ad esempio "Verbale (registra la riunione)"). La sola presenza visibile dell'assistente però non sostituisce il consenso: chi organizza la riunione è responsabile di informare tutti i partecipanti che la riunione viene registrata e trascritta, prima dell'inizio, ad esempio con una nota nell'invito di calendario e con un avviso verbale in apertura. In diverse giurisdizioni la registrazione senza il consenso di tutti i partecipanti è vietata. Se un partecipante non acconsente, l'organizzatore deve rifiutare l'ingresso dell'assistente o farlo uscire.

Riunioni con più utenti di Verbale

Quando più utenti di Verbale sono invitati alla stessa riunione, l'assistente entra una sola volta invece di una volta per ciascuno, e il verbale prodotto viene messo a disposizione di ognuno di loro nella propria area riservata. Serve a non moltiplicare registrazioni e partecipanti automatici nella stessa chiamata.

Questa condivisione avviene esclusivamente sulla base dell'identificativo dell'evento fornito da Google Calendar, cioè solo fra utenti che risultano invitati alla stessa riunione. Non avviene mai fra utenti che non condividono l'invito, e non esiste alcun modo di ottenere il verbale di una riunione a cui non si è stati invitati. Ogni utente può disattivare la registrazione per una singola riunione, e in quel caso non riceve alcuna copia.

Come usiamo i dati

I dati di calendario e le impostazioni delle riunioni sono usati esclusivamente per programmare e rendere possibile la partecipazione dell'assistente alle riunioni. I contenuti delle riunioni sono usati per fornire all'utente trascrizione, riassunto e analisi. Non usiamo i dati per pubblicità e non li vendiamo a terzi.

Conformità alla Google API Services User Data Policy

L'uso e il trasferimento delle informazioni ricevute dalle API di Google da parte di Verbale rispettano la Google API Services User Data Policy, inclusi i requisiti di uso limitato (Limited Use). In particolare i dati ottenuti dalle API di Google non vengono usati per pubblicità, non vengono venduti, non vengono impiegati per addestrare modelli di intelligenza artificiale di uso generale, e non vengono letti da personale umano se non con il consenso esplicito dell'utente, per ragioni di sicurezza, per obblighi di legge o quando i dati siano aggregati e resi anonimi.

Conservazione e cancellazione

I token di accesso a Google sono memorizzati in forma cifrata e sono revocabili in qualsiasi momento scollegando l'account dalla pagina Integrazioni di Verbale, oppure da myaccount.google.com/permissions. Alla disconnessione il token viene eliminato dai nostri sistemi. Registrazioni, trascrizioni e analisi sono conservate per il tempo necessario a fornire il Servizio e vengono cancellate su richiesta dell'utente o alla chiusura dell'account.

Condivisione con terzi (responsabili del trattamento)

Per erogare il Servizio ci appoggiamo a fornitori che trattano i dati per nostro conto e secondo le nostre istruzioni:

• Fornitori di infrastruttura: server e archiviazione situati nell'Unione Europea.
• Fornitori di modelli linguistici: i testi delle riunioni vengono inviati a fornitori di intelligenza artificiale per generare riassunto e analisi. I contenuti trasmessi non vengono usati da tali fornitori per addestrare i propri modelli.

Non trasferiamo i dati ad alcun altro soggetto se non per fornire il Servizio su richiesta dell'utente, per ragioni di sicurezza o per obblighi di legge.

I tuoi diritti

Puoi richiedere accesso, rettifica, limitazione, portabilità o cancellazione dei tuoi dati, e revocare i consensi prestati, scrivendo a info@liberatori.eu. Hai inoltre diritto di proporre reclamo all'autorità di controllo competente.

Modifiche

Eventuali aggiornamenti a questa informativa saranno pubblicati su questa pagina con la relativa data di ultimo aggiornamento.